Aujourd’hui, les rendez-vous à distance sont de plus en plus nombreux et font désormais partie intégrante du quotidien des études notariales.
Et si la visioconférence facilite l’organisation des rendez-vous, elle pose aussi un nouveau défi : comment capturer efficacement ce qui y est dit, sans multiplier les manipulations ?
C’est précisément pour répondre à cet enjeu que DictaNot vous permet désormais d’utiliser l’agent visio Cisco Webex directement dans vos réunions.
Une intégration simple dans votre usage quotidien
Si vous utilisez déjà Webex pour vos rendez-vous clients, l’intégration est immédiate.
Il vous suffit de :
1/ Récupérer le lien de votre réunion Webex
2/ Coller le lien dans DictaNot
3/ Inviter l’agent visio Cisco Webex
Deux méthodes sont possibles pour récupérer le lien Webex :
Aucune installation, aucune manipulation complexe : l’intégration s’inscrit dans votre usage actuel.
Si vous n’utilisez pas encore notre outil de visioconférence Adnov (en partenariat avec Cisco Webex), vous pouvez dès à présent vous appuyer sur notre solution adaptée à vos besoins métiers.
L’agent visio : un assistant discret pendant vos rendez-vous
Une fois invité, l’agent visio assiste à votre réunion.
Son rôle est simple : écouter, structurer et restituer les échanges.
Une fois le lien récupéré, il vous suffit de le coller dans DictaNot puis de lancer l’invitation de l’agent.
Concrètement, il permet de capter les conversations, retranscrire les échanges et préparer la matière nécessaire à la synthèse.
Se concentrer sur le client
Lors d’un rendez-vous, l’essentiel reste l’échange avec votre client.
Avec l’agent visio Cisco Webex, vous restez pleinement engagé dans l’échange sans avoir à gérer la prise de notes.
Trois bénéfices pour vous, notaire :
- une captation complète des échanges
- un gain de temps réel
- une meilleure qualité de synthèse
À l’issue du rendez-vous en visioconférence, vous pourrez éditer la synthèse et transmettre à votre client un document complet et clair.
Quelques repères pour bien utiliser l’agent visio Cisco Webex
- Inviter simplement au démarrage de votre réunion l’agent visio DictaNot, pour capter l’ensemble des échanges au bon moment.
- L’enregistrement se fait en continu pendant le rendez-vous et s’arrête automatiquement en cas d’inactivité prolongée (plus de 2 minutes).
- Pour rappel : DictaNot s’utilise dans le cadre du rendez-vous et de sa préparation, et ne s’utilise pas lors des phases de signature d’actes authentiques.
Avec l’agent visio Cisco Webex, DictaNot vous permet de transformer vos rendez-vous à distance en synthèses fiables et exploitables, sans contrainte de prise de notes.