Vos rendez-vous peuvent être directement planifiés dans votre agenda Outlook ainsi que dans celui de votre interlocuteur. Une fenêtre de type rendez-vous "Outlook" s'ouvrira afin d'inviter vos interlocuteurs à un rendez-vous de visio. Ce rendez-vous sera positionné dans vos agendas respectifs quel que soit le mode de planification : "en communiquant mon numéro" (Option 1) ou "sans communiquer mon numéro" (Option 2).
Important : Il faut vous connecter avec le compte lié à la salle ou au logiciel de visioconférence (Visio Solution Office ou Visio Solution Mobilité) que vous allez utiliser.
Pour commencer la planification d’une réunion, cliquez sur le bouton « Planifier une réunion ».
La page ci-dessous s’affichera et vous permettra de configurer les éléments de votre rendez-vous :
- Option 1 - Sans communiquer mon numéro
- Option 2 - En communiquant mon numéro
L'option "en communiquant mon numéro visio" permet de générer une invitation en communiquant le numéro direct du dispositif de visioconférence (logiciel ou salle)
Attention : une fois ce numéro communiqué, il sera connu de l'ensemble des participants
Renseignez le mot de passe, l'objet de la réunion, la date et l'heure puis cliquez sur planifier.
Selon votre navigateur, la fenêtre suivante peut s'afficher :
Cliquez sur enregistrer si le répertoire de destination vous convient
Une fois enregistré, l'onglet suivant apparaît en bas à gauche de votre navigateur :
Cliquez sur ce fichier.ics. La fenêtre suivant s'affiche :
- Si vous avez Outlook, le rendez-vous sera directement planifié dans votre agenda et celui de votre interlocuteur :
Remarque: que faire si lors de la génération du mail par Outlook, je ne peux rentrer les adresses de mes destinataires?
Il est possible qu'en fonction de la version d'Outlook que vous utilisez, vous n'ayez pas d'emplacement pour saisir les adresses de vos destinataires.
Il vous suffit simplement d'appuyer sur le bouton "Inviter".
Cela vous permettra de faire apparaitre le champ de saisie des adresses de destinataires.
- Si vous n'avez pas Outlook, seul un e-mail sera généré :
Tout client, équipé ou non d'un système de visioconférence, a la possibilité de se connecter en mode invité en cliquant sur le lien généré dans l'invitation (voir Puis-je inviter une personne qui n'a pas la visioconférence ?).